Justiça Independente - Fórum Permanente - Citius

O processo digital chegou, mas o processo judicial não é, ainda, só digital.
As vantagens da utilização da plataforma Citius são inegáveis.
Mas subsistem questões de natureza funcional e operacional, que importa elencar, até porque são facilmente ultrapassáveis com adaptações de conteúdo essencialmente informático sem interferência na gestão normal da tramitação processual.
Por Joel Timóteo Ramos Pereira, Juiz de Direito de Círculo

1. Introdução

O Citius é uma plataforma informática multifacetada, partilhada por Juízes, magistrados do Ministério Público, oficiais de justiça, advogados e solicitadores, os quais com acessos diferenciados, podem praticar a generalidade dos actos processuais por tramitação electrónica de dados.

Com a alteração introduzida pela Lei n.º 14/2006, de 26.04, ao art.º 138.º-A do Código de Processo Civil, ficou a aludida tramitação electrónica de dados sujeita à definição mediante portaria do Ministro da Justiça, salvaguardando-se no seu n.º 2 que a mesma deve garantir a respectiva integralidade, autenticidade e inviolabilidade.

Com a presente reflexão, visa-se essencialmente aferir da abrangência, benefícios e dificuldades que esta plataforma de trabalho representa em particular para os Juízes portugueses, na medida em que o sistema de trabalho, operacionalidade e funcionalidade de tal plataforma é distinta da utilizada pelos oficiais de justiça e mandatários forenses.

2. Transição do suporte físico para o suporte electrónico

2.1. Desmaterialização

O Citius não é apenas uma ferramenta de trabalho. É uma verdadeira plataforma de desmaterialização dos processos judiciais, sendo de relevar o facto que, de acordo com o art.º 17.º da Portaria n.º 114/2008, de 06.02, a partir de 5 de Janeiro de 2009, os processos judiciais passam a ser tramitados essencialmente de forma electrónica, através do aludido sistema, passando todo o fluxo processual a estar coberto por aplicações informáticas.

Assim, quer a entrega de peças processuais pelos mandatários, quer a elaboração de pareceres por magistrados do Ministério Público, quer a prolação de despachos, despachos finais ou sentenças pelos Juízes, quer a prática de actos pela secretaria, têm que ser efectivados por transmissão electrónica de dados, sendo essa prática obrigatória para oficiais de justiça e magistrados e, na prática, também para mandatários forenses, na medida em que se o não efectivarem não beneficiam da redução de custas processuais nem da dispensa da junção de duplicados, cópias e comprovativos da notificação à parte contrária.

2.2. Abrangência

A transição para o suporte electrónico não é total, porque o processo físico continua a existir, ainda que circunscrito a apenas alguns actos.

2.2.1. No que se refere aos processos pendentes, porque os actos processuais anteriormente praticados não são de digitalização obrigatória para inserção no sistema, tal significa que a par da conclusão electrónica, a secretaria continua a remeter o processo físico ao Juiz que, por sua vez, tem que conciliar entre o processo físico e o processo digital, consultando manualmente aquele e pesquisando informaticamente no histórico informático deste.

3. Aspectos positivos

3.1. Não pode deixar de reconhecer como louvável o procedimento de desmaterialização dos processos judiciais, mantendo, no entanto, um suporte físico das peças relevantes em sede do mérito da causa por forma a permitir a sua consulta pelas partes ou por terceiros que relativamente à mesma tenham algum interesse directo. Esta desmaterialização comporta em si mesma, diversos benefícios derivados para todos os intervenientes no processo. A saber:

3.1.1. Acesso transparente e imediato.
Quer os juízes, quer os oficiais de justiça, quer os mandatários forenses que adiram à prática dos actos processuais por tramitação electrónica de dados passam a poder consultar e analisar todo o processo de forma automática, imediata e intuitiva.

3.1.2. Existência de suporte informático dos actos.
O formato no qual são gravados os actos praticados por funcionários e magistrados (pdf) permite uma consulta específica, com possibilidade de pesquisa de termos, bem como a cópia de porções do texto para utilização em peças processuais.

3.1.3. Possibilidade de representação de todo o processo num ficheiro digital.
Mediante a funcionalidade designada de "representação electrónica do processo", é possível ao Juiz obter um ficheiro informático no qual sejam gravados, por ordem cronológica, todo o histórico do processo, ou seja, os dados e os actos de um processo sejam colocados integralmente num documento em formato PDF, permitindo que o mesmo seja guardado num suporte externo (v.g., pendisk, disco externo) para consulta ou arquivo.

3.1.4. Descongestionamento das secretarias e arquivos.
A expressiva redução do suporte físico em papel do processo judicial é significativamente relevante na gestão dos espaços das secretarias judiciais e dos arquivos. Por outro lado, passando os processos a serem objecto de consulta por parte dos mandatários directamente através da Internet, reduz-se o tempo dispendido pelos oficiais de justiça no atendimento presencial e, consequentemente, disponibilizando-lhes mais tempo para a tramitação processual.

3.1.5. Circulação de informação apenas por via electrónica.
Sobretudo com referência aos novos processos cujos actos estejam integralmente vertidos no sistema, passa a ser possível ao Juiz praticar todos os actos sem ter que aguardar ou consultar o processo em papel. A plataforma permite também a inserção de notas ("post-it electrónicos) que podem funcionar como "lembretes" para o Juiz sobre determinada questão, incidente ou elemento processual, bem como podem funcionar como "comunicações internas", sem relevo processual, entre a secretaria e o Juiz, que podem constituir chamadas de atenção para determinadas questões existentes no processo.

3.1.6. Dados estatísticos.
O Citius fornece ainda a possibilidade de uma pormenorizada gestão processual, designadamente com a aferição do cumprimento de prazos, número de processos distribuídos, número de actos praticados, número de decisões de mérito proferidas, etc.. Quer as listagens, quer as contagens, podem ser obtidas quer mediante a inserção de intervalo de datas, área processual ou serem filtradas pelo tipo de decisão e/ou por espécie de processo, sendo relevante para o magistrado conhecer do número de processos pendentes, estado dos mesmos, bem como conhecer da causa por determinado processo não estar na fase processual subsequente, sendo que todos estes elementos podem ser obtidos directamente pelo Juiz, sem necessidade de qualquer consulta ao processo em papel.

4. Questões de funcionalidade e operacionalidade

4.1. Segurança do sistema e backup dos dados.
Não se duvida que, à partida, o sistema Citius garante a autenticidade e a fidedignidade da autoria da prática dos actos processuais, já que a plataforma (no que se refere aos magistrados judiciais) só está acessível através da rede (LAN) do Ministério da Justiça, a qual se encontra isolada do exterior através de sistemas de firewall e monitorização de tráfego.
No entanto, não existem sistemas infalíveis e, além da constante refrigeração dos data centers, é de crucial importância que por parte do ITIJ enquanto entidade que assegura o seu funcionamento e manutenção, sejam realizadas todas as operações necessárias a manter a integralidade, segurança e protecção dos dados, bem como a cópia (backup) permanente de todos os dados num servidor redundante (inacessível para qualquer utilizador).

4.2. Dificuldades de aposição da assinatura electrónica.
São muitas as vezes que ocorre um erro de sistema que impede a aposição da assinatura electrónica no acto processual praticado. Esta, é aposta mediante a utilização de um smartcard para cuja utilização é necessário inserir um pin (código), sendo cognoscível do sistema a partir do endereço de correio electrónico profissional associado à identificação do Juiz e que também tem que estar configurada no sistema Citius.
Todavia, mesmo quando o sistema aceita e valida o smartcard, quando o Juiz após a prolação da decisão prime no botão para remeter o processo para a secretaria, este não é convertido na sua versão final por erro na aposição da assinatura electrónica avançada.
Esta situação só é ultrapassável com a remoção da opção de controlo de erros da assinatura e a impressão, pelo Juiz, da decisão, em formato de papel, procedendo após à sua assinatura autógrafa (pelo seu punho no documento). Com efeito, na medida em que os actos processuais dos magistrados são sempre praticados com aposição de assinatura electrónica qualificada ou avançada (cfr. n.º 2 do art.º 17.º da Portaria n.º 114/2008, de 06.02), a sua impossibilidade implica sempre a assinatura autógrafa em suporte de papel (art.º 17.º, n.º 3 da mesma Portaria), com as inevitáveis delongas na prática do acto processual, em alguns casos ainda maiores que antes da sua tramitação electrónica, por em tais circunstâncias implicar a prática do acto em duplicado (em formato electrónico e em formato impresso).

4.3. Apresentação de documentos em suporte de papel.
De acordo com o disposto no art.º 3.º, n.º 1 da Portaria n.º 114/2008, de 06.02, a apresentação de peças processuais e documentos por transmissão electrónica de dados dispensa a remessa dos respectivos originais, duplicados e cópias, mas tal dispensa não prejudica o dever de exibição das peças processuais em suporte de papel e dos originais dos documentos juntos pelas partes por transmissão electrónica de dados, sempre que o juiz determine.
O preceito fornece dois exemplos que constituem fundamento para a obrigatoriedade da exibição dos originais dos documentos (e peças processuais, embora sejam aqueles os mais relevantes), a saber, quando o juiz duvidar da autenticidade ou genuinidade das peças ou dos documentos ou quando for necessário realizar perícia à letra ou assinatura dos documentos, mas sobretudo quando tenham sido objecto de impugnação e para uma valoração da prova sustentada, não deixará de ser muitas vezes usado este preceito para junção dos respectivos originais, o que implica uma mais exigente e atenta conciliação de conformação entre o processo digital e o processo em papel.

4.4. Falta de ficheiros editáveis.

4.4.1. O facto da plataforma do sistema Citius converter automaticamente todos os actos, quando concluídos, em formato pdf, não editável após a ordem de remessa para a secretaria, cria a dificuldade da impossibilidade da utilização com toda a formatação subjacente em actos futuros. Por exemplo, o conteúdo de um despacho saneador que tenha sido proferido por um Juiz pode ser utilizado por outro Juiz que profira a sentença, porém o "copy-paste" estará sujeito a uma formatação imprópria, quebrada e que obrigará a várias operações de processamento de texto, o que não sucederia se a mesma decisão tivesse sido arquivada em formato rtf (editável) para futura utilização, quer pelo Juiz do julgamento, quer em sede de recurso pelo Juiz Relator do acórdão.

4.4.2. Do mesmo modo, os articulados elaborados pelos mandatários das partes devem ser remetidos segundo o mesmo formato (pdf) - cfr. art.º 7.º, n.º 1 da Portaria n.º 114/2008, de 06.02, o que obsta a que o Juiz possa seleccionar matéria de facto alegada, quer para efeitos de saneamento dos autos e selecção da matéria de facto assente e controvertida, mas também em sede de decisão de mérito (em 1.ª Instância ou Tribunal Superior), salvo nos mesmos termos supra enunciados, de copy-paste impuro e tal se a versão com que o ficheiro tiver sido gravada permitir essa edição limitada.
E se é certo que o n.º 6 do art.º 152.º do Código de Processo Civil preceitua o dever de as partes representadas por mandatário facultarem ao tribunal, sempre que o juiz o solicite, um ficheiro informático contendo as peças processuais escritas apresentadas pela parte em suporte de papel, tal dever está subordinado, porque praticado no mesmo sistema Citius, à remessa desse ficheiro em formato pdf (cfr. o citado art.º 7.º da Portaria), o que obsta o efeito útil pretendido dar com a norma. Ou seja, o fim pretendido com o legislador com norma do art.º 152.º, n.º 6 do CPC só é cabalmente alcançado se o mandatário forense remeter ao Juiz o ficheiro em causa em formato rtf, todavia terá que o efectivar por correio electrónico ou mediante junção de suporte digital, razão por que se justificaria o aditamento de uma excepção ao art.º 7.º da Portaria n.º 114/2008 quanto ao formato em que todos os actos via Citius devam ser praticados.

4.5. Resolução gráfica
Esta tem sido uma das maiores reclamações por parte dos Juízes, a saber, a aplicação Citius instalada nos computadores portáteis, além de obrigar a uma postura corporal, maxime vertebral, incorrecta e inadequada para a saúde, face à exposição contínua e intensiva e à resolução gráfica do programa, gera não apenas um cansaço corporal mas sobretudo ocular.
Para uma visualização de todos os itens do programa, sem utilização de barras de deslocamento horizontais ou verticais, é necessária a configuração das propriedades gráficas (configurações de vídeo / resolução de tela) para a resolução optimizada de 1680x1050 pixéis. Todavia tal resolução torna muitas das funções e botões do programa em tamanho muito reduzido.
Ainda que a resolução gráfica seja passível de ser configurada para tamanho superior, alguns dos botões ficam parcialmente "escondidos" atrás de outros, tal como sucede com o importante botão de remessa do processo para a secretaria, na aplicação de processamento de texto.
Estas dificuldades são facilmente ultrapassáveis com o fornecimento de monitores de secretária com resoluções no mínimo de 19", bem como de teclados e ratos externos ou de equipamentos de levantamento do computador portátil, que permitam a prática dos actos sem o desconforto físico e oftalmológico.
A este propósito, cremos que estará para breve a resolução destes problemas, face ao compromisso assumido pelo Senhor Secretário de Estado da Justiça ao Conselho Superior da Magistratura (cfr. Circular n.º 38/2008, de 04.12.2008), de providenciar pelo fornecimento de suportes para os portáteis (que incluem teclado), teclados (para quem não pretender o suporte), ratos e monitores autónomos, bem como o aumento da memória RAM dos computadores portáteis para 1,5 Gb.

4.6. Limitação do processador de texto
A aplicação de processamento de texto do sistema é muito limitada. Não assume a formatação, a inserção de tabelas, tabulações e espaçamento das linhas, parágrafos e numerações que sejam configuradas num processador externo (v.g., Open Office ou Microsoft Word). Sendo grande parte das decisões de mérito processadas fora do horário de expediente em processador autónomo exterior, a simples "colagem" do texto assim processado para a aplicação de processador de texto do Citius obriga a uma reformatação geral do documento, verificação da paginação, notas de rodapé e demais configurações inseridas.
Acresce que o elenco das fontes disponibilizadas para a versão final do documento é muito reduzido. Apesar de se reconhecer que a conversão apenas para as fontes existentes visa diminuir o tamanho do ficheiro e consequente utilização dos recursos do sistema, deveriam ser disponibilizadas outras fontes serifadas e não serifadas, designadamente as que cumprindo esses parâmetros, constituem fontes base disponibilizadas com o sistema operativo instalado no computador do magistrado.

4.7. Virtual Private Network
O sistema Citius para Magistrados não permite o seu acesso fora da rede interna (LAN) do Ministério da Justiça. Deste modo, não podem ser praticados quaisquer actos fora dos Tribunais, quando é consabido que muitas (grande parte) das decisões de mérito são proferidas pelos Juízes fora do horário de expediente e dos dias úteis de funcionamento da secretaria.
Esta questão é particularmente relevante no caso dos Juízes dos Tribunais Superiores, mas constituiria também uma mais-valia para os Juízes de Primeira Instância, que em qualquer lugar que se encontrassem, fora das horas de expediente, poderiam desde logo submeter a decisão proferida, que ficava gravada no sistema, sem necessidade de, no dia útil seguinte, terem que praticar diversos actos electrónicos, designadamente os enunciados supra em 4.6., com a o consequente dispêndio temporal.
A tecnologia já existe, designa-se Virtual Private Network (VPN) e permite simular, necessariamente com a inserção de um acesso personalizado e palavra-passe, uma outra rede (in casu, seria a rede do Ministério da Justiça), permitindo assim ao Magistrado aceder ao sistema Citius em qualquer lugar e em qualquer momento, apenas com uma ligação comum à Internet. É, aliás, esse mesmo sistema que permite aos Juízes dos Tribunais Superiores o acesso às funcionalidades de valor acrescentado do Diário da República, razão por que é conveniente acelerar o processo de disponibilização a todos os Juízes (de todos os Tribunais) uma segunda geração da aplicação Citius que faça uso do VPN.

5. Conclusão

O processo digital chegou, mas o processo judicial não é, ainda, só digital.

As vantagens da utilização da plataforma Citius são inegáveis.

Mas subsistem questões de natureza funcional e operacional, que contudo são facilmente ultrapassáveis com adaptações de conteúdo essencialmente informático sem interferência na gestão normal da tramitação processual. Urge assegurar a segurança e fidedignidade do sistema contra intrusões externas e adulterações internas.